TUGAS INOVASI SI 4.1

Share Service Dalam Dunia Bisnis

Dalam dunia bisnis, yang selama ini sudah banyak dikenal adalah Model Desentralisasi (penyebaran fungsi dan kewenangan pada unit-unit yang ditunjuk) dan Sentralisasi (pemusatan fungsi dan kewenangan pada suatu unit yang ditunjuk). Bahasa sederhananya adalah, Shared Service merupakan konsolidasi fungsi pada suatu unit yang ditunjuk, atau mirip dengan Sentralisasi namun akuntabilitas tetap berada pada unit fungsi yang “menyerahkan” dan responsibilitas berada pada unit Shared Service. Perbedaan mendasar lainnya adalah, pada Shared Service terdapat Service Level Agreement (SLA) dan Operational Level Agreement (OLA). Sehingga kedua hal tersebut menjamin kualitas dan kuantitas delivery dari Shared Service.  Elvia Afkar, Director PwC Consulting Indonesia dalam presentasinya di acara Mini Seminar Shared Service dengan tema “Shared Service: Consolidating Functions, Accelerating Business” yang diselenggarakan oleh Infomedia pada tanggal 8 Maret 2018 di Jakarta, menjelaskan definisi Shared Service sebagai berikut:    

- Konsolidasi Resource Organisasi dalam  melaksanakan berbagai aktivitas yang sama dan secara normal tersebar di dalam Organisasi untuk melayani banyak partner internal dengan sasaran umum yaitu`kepuasan pelanggan.

- Konsolidasi resource yang berfokus pada peningkatan  efisiensi, efektifitas dan standarisasi prosesyang   dikelola  melalui   SLA.

APA manfaat SHARED SERVICE?

Benefit Shared Service adalah menggabungkan kedua benefit model Desentralisasi dan Sentralisasi,  sebagaimana terlihat pada gambar di bawah ini :Dengan Shared Service, proses yang dikonsolidasi di Shared Service akan menjadi lean dan standard, sehingga proses menjadi lebih efisien dan meningkat kualitasnya. Konsolidasi proses pada suatu unit akan meningkatkan governance dan kualitas dikarenakan proses menjadi lebih mudah untuk dimonitor dan dikontrol.

Konsolidasi proses, yang diikuti dengan adanya konsolidasi orang dan teknologi (termasuk fasilitas) akan membuat terjadinya efisiensi dari sisi jumlah orang dan teknologi yang digunakan. Sehingga kebutuhan orang yang menangani dan teknologi yang digunakan pada unit Shared Service akan menjadi berkurang.

Selain efisiensi dari sisi orang dan teknologi, konsolidasi akan berdampak pada terjadinya konsolidasi demand yang dapat meningkatkan bargaining position perusahaan dengan pihak ketiga, yakni vendor. Otong Iip menuturkan, bahwa adanya konsolidasi pengelolaan perjalanan dinas, Infomedia mampu mendapatkan corporate discount yang jauh lebih tinggi bagi Telkom Metra Group dari suatu airline akibat meningkatkan bargaining position dengan membawa potensi demand yang lebih besar.

FUNGSI-FUNGSI YANG DI-SHARED SERVICE-KAN

Fungsi-fungsi yang pada umumnya di-Shared Servicekan meliputi fungsi Human Capital (rercruitment, payroll  dan training) , Finance (account payable, account recievable, GL dan reporting) dan General Affair (Corporate Travel Management dan procurement).

Contoh :

Sejak November tahun kemarin PT Infomedia Nusantara (Infomedia) menawarkan solusi Shared Service Operation (SSO) yang mengusung brand “SharedVis” untuk efisiensi bisnis yang dijalankan pelanggannya.

“SharedVis” merupakan solusi efisiensi dan efektiftas back office operation melalui digitalisasi proses yang lean dan terstandarisasi.

Mengusung tagline ‘share for the future’, layanan SharedVis menawarkan tiga pilar solusi yang meliputi Finance & Accounting Shared Services, Human Resource Shared Services, dan General Affair Shared Services.

Direktur Utama Infomedia  Bona L.P. Parapat mengharapkan hadirnya layanan “SharedVis” mampu menjawab kebutuhan akan proses bisnis yang lean, efektif, dan efisien, sehingga perusahaan dapat semakin fokus dalam mengembangkan bisnis intinya.

.

Secara bisnis, layanan “SharedVis” ini memang terlihat telah disiapkan sebagai senjata baru Infomedia di masa depan, dimana, dari 3 pilar bisnis yang diusung, ketiganya telah dilengkapi dengan “process, people, platform, infrastructure & facility” yang reliable untuk memberikan pengalaman dalam pengelolaan back office operation secara digital, lean dan terstandarisasi.

Lingkup operasional layanan “SharedVis” Infomedia diantaranya:
• Layanan “Finance & Accounting SSO” yang mencakup proses/ siklus invoice topay (Account Payable), Bill to Cash (Account Payable), Fixed Asset, General
Ledger        dan   Reporting.
• Layanan “Human Resources SSO” yang mencakup proses/ siklus HR Admin &Payroll, Recruitment, Training, Performance Management dan dilengkapi
Employee   Self   Services.
• Layanan “General Affair SSO” yang mencakup proses/ siklus Corporate Travel Management, Procurement dan Document Management.

Infomedia secara professional telah mampu mengelola layanan Human Resources SSO, Finance & Accounting SSO dan juga General Affair SSO. Perkembangan dan perbaikan berkelanjutan yang ditunjukkan SharedVis juga menambah keyakinan saya bahwa kedepannya, SharedVis akan mampu menjadi yang terdepan dalam menjawab tantangan efisiensi bisnis yang dihadapi perusahaan.

Sejak dilakukan soft-launching pada Februari 2017 lalu, SharedVis telah diimplementasikan di 15 anak perusahaan TelkomMetra. Selain itu, saat ini SharedVis juga telah melayani solusi bisnis untuk sejumlah anak perusahaan Telkom Group dan External Customer.

Referensi :

http://arfigeek.blogspot.com/2018/02/pengertian-shared-service.html

https://www.indotelko.com/kanal?c=bid&it=infomedia-bisnis